Introduction

Les entreprises ayant leur siège à l’étranger et souhaitant établir une présence aux États-Unis doivent décider très tôt de l’emplacement à partir duquel leurs activités américaines seront pilotées. (Une autre décision distincte, mais tout aussi importante, à prendre à peu près au même moment concerne la forme juridique de l’implantation de l’entreprise aux États-Unis ainsi que le lieu de sa constitution — un sujet traité ailleurs sur notre site.) Dans de nombreux cas, New York est choisie en raison de l’écosystème financier et commercial qui constitue l’une des caractéristiques distinctives de New York.

Dans un tel contexte de création ex nihilo (« greenfield ») ou d’implantation à un stade précoce, les préoccupations liées aux coûts de démarrage conduisent souvent les investisseurs à rechercher des solutions limitées et flexibles pour recruter du personnel local. Parallèlement, la concurrence pour attirer les talents dans la région est intense, les candidats disposant d’un pouvoir de négociation considérable quant aux différentes conditions de leur engagement. Ces facteurs conjugués créent un environnement dans lequel les nouveaux employeurs peuvent être amenés à accepter des demandes de travail à distance ou en mode hybride (désignés collectivement ci-après comme le « travail hors site »).

Outre les questions opérationnelles et de gestion des ressources humaines, les modalités de travail hors site peuvent compliquer la situation fiscale tant des employeurs que des salariés. L’une des règles les plus importantes — et fréquemment mal comprises — est la doctrine new-yorkaise dite de la « convenance de l’employeur » (« convenience of the employer »), en vertu de laquelle la rémunération d’un salarié résidant hors de New York peut être considérée comme un revenu de source new-yorkaise même pour les jours où celui-ci travaille physiquement en dehors de la juridication, lorsque ce travail à distance est effectué pour la convenance personnelle du salarié plutôt qu’en raison d’une condition ou d’une exigence imposée par l’employeur.

Cette question est évidemment importante pour le salarié concerné. Elle a également des conséquences directes pour les employeurs new-yorkais en matière de retenues à la source sur les salaires, d’administration de la rémuneration, de communication avec les salariés, de politiques de télétravail et de règlement des différends relatifs à la qualification des journées travaillées hors de New York comme résultant soit d’une nécessité professionnelle, soit d’une préférence personnelle du salarié. Des effets indirects peuvent également en découler, notamment dans le domaine des obligations réglementaires et des conséquences fiscales ou sociétaires.

La règle new-yorkaise de la « convenance de l’employeur »

L’État (comme la ville) de New York impose les non-résidents sur les revenus provenant de sources situées à New York, y compris — pour les salariés — la rémunération attribuable à des services exécutés au sein de la juridiction. Toutefois, la législation fiscale new-yorkaise prévoit une règle particulière pour les salariés non résidents dont le bureau de rattachement ou le bureau principal est situé à New York : les journées travaillées en dehors de l’État ne sont pas automatiquement exclues de l’assiette imposable en tant que rémunération de source new-yorkaise. (La ville de New York applique également son propre impôt sur le revenu, dont les principes sont largement similaires à ceux de l’État.)

Plus précisément, les journées travaillées hors de New York ne sont considérées comme des journées de travail exécutées à l’extérieur de l’État que si ce travail y est accompli par nécessité professionnelle, et non par convenance personnelle. Ainsi, lorsqu’un salarié rattaché principalement à un bureau de New York travaille depuis un bureau à domicile situé dans le New Jersey, le Connecticut, la Floride ou tout autre État uniquement pour des raisons personnelles, New York peut néanmoins considérer ces journées comme des journées de travail effectuées à New York aux fins de la répartition du revenu imposable.

Le travail hors site peut échapper à cette règle de « réintégration » lorsque l’employeur exige que le salarié travaille depuis un lieu situé hors de l’État afin d’exercer ses fonctions, de servir des clients, d’accéder à certaines installations, de répondre à des besoins opérationnels ou d’exécuter des tâches qui ne peuvent être accomplies depuis les bureaux new-yorkais (ce qui relève de la « convenance de l’employeur »). En revanche, le simple souhait du salarié d’éviter les trajets domicile-travail, de résider dans un autre État ou de conserver un bureau à domicile ne suffit généralement pas, à lui seul, à exclure du champ de l’imposition new-yorkaise la rémunération correspondant aux journées travaillées à distance.

La jurisprudence de référence : Zelinsky et Huckaby

Les tribunaux de l’État de New York ont confirmé la validité de la règle de la convenance de l’employeur face à d’importantes contestations constitutionnelles. Dans l’affaire Zelinsky v. Tax Appeals Tribunal, un professeur de droit résidant dans le Connecticut et employé par un organisme new-yorkais avait cherché à affecter hors de l’État de New York une partie de sa rémunération correspondant aux journées travaillées à son domicile. La Cour d’appel de l’État de New York a confirmé l’application de la règle de la convenance de l’employeur, rejetant les arguments fondés sur la clause de commerce (Commerce Clause) et la clause de procédure régulière (Due Process Clause) de la Constitution américaine.

La même juridiction est parvenue à une conclusion similaire dans l’affaire Huckaby v. New York State Division of Tax Appeals, concernant un résident du Tennessee employé par un employeur new-yorkais. La Cour a validé l’application de la règle new-yorkaise aux revenus gagnés en dehors de l’État lorsque le travail effectué à l’extérieur n’était pas requis par l’employeur au sens de cette doctrine.

Le requérant dans l’affaire Zelinsky a tenté de contester à nouveau la règle de la convenance de l’employeur en 2025, en soutenant que le raisonnement retenu dans la décision antérieure devait être réexaminé à la lumière de la pandémie de Covid‑19, période durant laquelle l’accès à ses locaux new-yorkais avait été limité ou interdit. Une juridiction d’appel intermédiaire a récemment rejeté cette nouvelle tentative.

Conséquences pour les salariés travaillant hors site

Lorsqu’un salarié est rattaché à un bureau de New York mais travaille à distance depuis un autre État pour des raisons personnelles, l’administration fiscale new-yorkaise peut considérer ces journées de télétravail comme des journées de travail effectuées à New York. Cette qualification peut entraîner l’imposition à New York des salaires correspondants, même si le salarié se trouvait physiquement hors de l’État.

Comme la remise en cause de la position fiscale du salarié intervient généralement dans le cadre d’un contrôle fiscal, plusieurs années après les journées concernées, l’impôt supplémentaire réclamé à la suite de cette requalification est souvent assorti d’intérêts, et parfois de pénalités.

L’État de résidence du salarié aura probablement également imposé, ou cherchera à imposer, la même rémunération. Des crédits d’impôt au titre des impôts acquittés dans d’autres États peuvent être disponibles selon le lieu de résidence du salarié ; toutefois, ces mécanismes ne permettent pas toujours d’éliminer entièrement le risque de double imposition.

Les salariés doivent également comprendre que les accords informels de télétravail peuvent créer des difficultés de preuve. Si un salarié soutient ultérieurement que ses journées de travail hors de l’État étaient imposées par son employeur, il devrait être en mesure de produire des éléments contemporains à l’appui de cette affirmation : conditions d’emploi, exigences écrites relatives au lieu de travail, calendriers de déplacement, affectations chez des clients, besoins liés à certaines installations, exigences spécifiques de projets ou tout autre document démontrant la nécessité professionnelle imposée par l’employeur.

Conséquences pour les employeurs new-yorkais

Les employeurs disposant de bureaux à New York devraient examiner la manière dont leurs systèmes de paie et leurs politiques de télétravail qualifient les journées de travail des salariés non résidents. La règle de la convenance de l’employeur peut avoir une incidence sur la qualification des rémunérations comme revenus de source new-yorkaise et sur l’obligation d’appliquer les retenues fiscales correspondantes.

Avant d’approuver des dispositifs étendus de télétravail pour des salariés rattachés à New York, les employeurs devraient coordonner les fonctions fiscale, paie, ressources humaines et juridique. Les autorisations de télétravail peuvent avoir des conséquences allant au-delà de l’impôt sur le revenu des personnes physiques, notamment en matière d’immatriculation auprès des autorités d’autres États, d’assurance chômage, d’assurance contre les accidents du travail, de congés rémunérés, de conformité au droit local du travail et de création éventuelle d’un lien fiscal (nexus) dans l’État de résidence du salarié.

Conclusion

La règle new-yorkaise de la « convenance de l’employeur » demeure un sujet d’importance majeure pour les employeurs new-yorkais employant des salariés non résidents. Pour de nombreux travailleurs hors site, les conséquences fiscales dépendent moins de l’endroit où ils se trouvent physiquement que du point de savoir si leur lieu de travail situé hors de l’État est imposé par les besoins opérationnels de l’employeur.

Les employeurs devraient documenter avec soin les modalités de télétravail, veiller à ce que leurs pratiques de paie soient conformes aux règles applicables à New York et communiquer clairement avec leurs salariés avant la période de déclaration fiscale.